받는 사람의 개별 정보가 들어 있는 문서를 데이터 파일이라고 하며, 워드에서 작성할 수 있을 뿐만 아니라, 엑셀이나 액세스에서도 작성할 수 있다. 데이터 파일은 필드와 레코드로 구성되며, 필드는 개별 정보의 종류를 말하며, 레코드는 한 사람에 대한 모든 필드 정보를 묶어 놓은 것이다.
* 엑셀을 이용하여 작성해 놓은 편지 병합 데이터
① 편지 내용을 작성 한 후에 [도구] 메뉴의 [편지 병합]을 선택한다.
② [데이터 가져오기] 항목에서 [데이터 원본 열기]를 선택한다.
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