액세스2000은 데이터베이스 파일 안의 테이블이라는 저장 장소에 데이터를 저장하며, 폼을 이용하여 데이터 추가, 검색, 수정 등의 작업을 수행하고, 쿼리를 이용하여 여러 개의 테이블에 분산된 데이터를 지정한 조건에 의해 검색하며, 보고서를 이용하여 특정 레이아웃으로 데이터를 인쇄하거나 분석하는 기능을 수행합니다.

보통 데이터베이스의 구조는 [필드-레코드-파일]의 형태로 구분하지만 액세스2000에서는 [필드-레코드-테이블]의 구조로 이해하면 됩니다. 데이터를 기록하는 세부 항목을 '필드'라고 합니다. 예를 들면 회사 이름, 담당자 이름, 담당자 직위, 주소 등이라고 할 수 있습니다. 보통 테이블을 구성하는 요소 중 열 단위 항목을 필드로 생각하면 됩니다.

각각의 필드에 데이터를 입력하면 한 줄 한 줄의 각 고객에 대한 데이터가 만들어지는데, 이 줄을 '레코드'라 합니다. 즉 필드가 모여 레코드를 이루는 것이며, 보통 테이블을 구성하는 요소 중 행 단위 항목을 레코드로 생각하면 됩니다. 이러한 레코드들이 모여서 이루어진 자료의 형태를 액세스2000에서는 '테이블(Table)'이라고 합니다.